dec 22

Inzicht en overzicht in het proces indicatie tot en met facturatie

Edwin Kalbfleisch

Financieel adviseur

Op mijn oproep op Linkedin wie interesse had om de infographic financieringsstromen te ontvangen, kwamen in twee dagen tijd 1.200 reacties. Verpleegkundigen, inkopers, zorgadministrateurs, bestuurders, zorgbemiddelaars; ze wilden de infographic allemaal hebben. Na bij te zijn gekomen van deze enorme respons vroeg ik mij af wat de infographic zo gewild maakt. Daar kom je maar op een manier achter: door het te vragen. Het antwoord: ‘ik heb nu inzicht en overzicht in de stappen indicatie, berichtenverkeer, leveren van zorg, registratie en declaratie. En ik snap wat al de verschillende afdelingen doen!’
Toch vraag ik me af hoe komt het dat het ‘inzicht’ en ‘overzicht’ ontbreekt? Er is tenslotte veel tijd besteed aan maatregelen om de coördinatie tussen de afdelingen te versterken. Door standaardisatie, regels, procedures etc. Ik denk dat een belangrijke reden is dat deze wijze van coördinatie alleen niet voldoende is. Deze coördinatie is prima bij processen waar de afhankelijkheid van elkaar niet al te groot is. Maar door de decentralisatie, veranderende wet- en regelgeving, berichtenverkeer etc. is de afhankelijkheid van andere ondersteunende afdelingen, en het primaire proces, juist steeds groter. De administratieve afhandeling van zorg kent veel uitzonderingen die veel problemen opleveren. De afhankelijkheid (en complexiteit) neemt toe en de coördinatie is niet veranderd. De effecten zien we op de werkvloer: gebrek aan richting, motivatieproblemen om het op te lossen en persoonlijke beperkingen bij medewerkers.
Hoe kunnen we zorgen dat we weer met elkaar het ‘inzicht’ en ‘overzicht’ krijgen zonder opnieuw te reorganiseren, inrichten etc.? Ik heb wel een aantal mogelijke oplossingen:
  • Laat medewerkers elkaars werkzaamheden bespreken
    Laat de IC-functionaris eens in gesprek gaan met het hoofd administratie over de opbrengsten van de organisatie.
  • Maak je eigen processen inzichtelijk
    Organiseer intervisiebijeenkomsten met de medewerkers van die afdelingen die zijn betrokken bij het proces indicatie tot en met facturatie. Neem de infographic als canvasmodel en ga deze op maat maken voor de eigen organisatie en bespreek mogelijke verbeteringen.
  • Plan wekelijks een ‘knelpuntenoverleg’
    Bespreek met medewerkers van de verschillende afdelingen wekelijks lastige vraagstukken en kom samen tot een (structurele) oplossing.
  • Deel de aanwezige kennis binnen de organisatie
    Organiseer een training voor de medewerkers van het proces indicatie tot en met facturatie. Leuk is als elke medewerker van een afdeling een deel van de training geeft.
  • Stage lopen op een andere afdeling
    Laat medewerkers eens een dag werken op een andere afdeling. Laat een medewerker die de declaratie (AW 319) uitvoert het berichtenverkeer afhandelen.
OK, het zijn geen hoogdravende maatregelen. Het vraagt echter wel om een houding van nieuwsgierigheid en een ‘drive’ om zaken beter met elkaar te organiseren. En mijn allerlaatste tip: vergeet niet om bij deze oplossingen het primaire proces te betrekken!