dec 14

Vier tips voor goed beheer van contractvoorwaarden

Edwin Kalbfleisch

Financieel adviseur

De transitie van de AWBZ naar de Wlz, ZVW en WMO en het vervallen van het representatiemodel voor inkoop van wijkverpleging hebben geleid tot een sterke toename van het aantal contractpartijen (zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten) en bijbehorende contracten. De contractpartijen kunnen afwijkende voorwaarden hebben, waardoor het van essentieel belang is dat hier goed inzicht in is en dat contractvoorwaarden nageleefd worden. Is dit niet het geval dan kan dit aanzienlijke gevolgen hebben. Zo is in het afgelopen jaar door een zorgkantoor boete aan zorgaanbieders opgelegd omdat deze niet voldeden aan de termijn van vijf dagen om mutaties berichtenverkeer af te wikkelen. De contractvoorwaarden en hoe hiermee om te gaan waren onderwerpen die zijn besproken tijdens een bijeenkomst met verschillende functionarissen van zorgaanbieders op 23 oktober  2015. Doel van de bijeenkomst was het delen van kennis en ervaring van gewijzigde wet- en regelgeving. Hieronder heb ik een aantal praktische tips uit de bijeenkomst op een rij gezet:
Maak een contractsamenvatting
Contracten met bijlagen zijn vaak lastig te lezen en niet alle onderdelen zijn voor iedereen relevant. Een oplossing kan zijn degene die betrokken is geweest bij de verkoop van zorg een contractsamenvatting te laten maken. Dit is een samenvatting van de belangrijkste contractvoorwaarden, risico’s en randvoorwaarden bestemd om interne stakeholders te informeren. Ook blijkt hieruit wie voor welke contractvoorwaarde ‘verantwoordelijk’ is.
Monitor de contractvoorwaarden
Op basis van de contractsamenvatting kunnen afspraken worden gemaakt hoe dit te monitoren. Dit kan op diverse manieren.  Bijvoorbeeld door het ontsluiten van deze voorwaarden in het Management Informatie Systeem (in het geval van monitoren van het berichtenverkeer) of door een projectmatige aanpak (bijvoorbeeld in geval van opleveren van verbeterplannen). Hierbij is het tevens belangrijk om in kaart te brengen bij welke contractvoorwaarden risico’s wordt gelopen en welke maatregelen zijn getroffen om dit te voorkomen.
Blijf in gesprek met de contractant
Dit is belangrijk om vast te stellen of het goed gaat met de gemaakte afspraken. Een voorbeeld is het voldoen aan de eis van kwaliteitsinformatie uit de zorginkoop. Voldoe je hier aan dan heb je recht op een tariefopslag van maximaal 3%!  Ga in gesprek over welke documenten/resultaten moeten worden opgeleverd om te voldoen aan de eisen. Met andere woorden: maak van een inspannings- een resultaatafspraak. Bespreek regelmatig de voortgang intern en met de contractant.
Hoe ontwikkelen de contractvoorwaarden?
Blijf intern nadenken over hoe de contractvoorwaarden  (uit het contract) er de komende jaren uit gaan zien. Bespreek dit intern en ga na welke gevolgen dit heeft voor de organisatie, de (kwaliteit van) zorg, processen, systemen etc. Een voorbeeld is dat als er doelmatiger wordt gewerkt, en dit kan worden aangetoond, de zorgaanbieder in aanmerking komt voor een opslag op de tarieven.
Ga nu eens zelf na of je de contractvoorwaarden kent en of  ze zichtbaar zijn aan de hand van een contractsamenvatting. Wil je hier meer over lezen: zie de presentatie van 23 oktober 2015! Hierin zijn een aantal ontwikkelingen in de wet- en regelgeving geschetst waaronder de contractvoorwaarden. Hierin staan ook een aantal overpeinzingen om over na te denken en mee aan de slag te gaan.